Πλαίσιο

Σήμερα οι επιχειρήσεις καλούνται να επιδείξουν άμεση ανταπόκριση στις νέες ανάγκες των αγορών αλλά ταυτόχρονα και άμεση «αντίδραση» στις όποιες αλλαγές καλούνται να αντιμετωπίσουν είτε από το εσωτερικό είτε από το εξωτερικό τους περιβάλλον. Συχνά καταφεύγουν στη βελτίωση/διεύρυνση των προϊόντων ή υπηρεσιών που προσφέρουν στην αγορά ή ακόμη πραγματοποιούν εσωτερικές αναδιαρθρώσεις για να αντεπεξέλθουν αποτελεσματικά στις σύγχρονες προκλήσεις. Για την ακρίβεια, με σύμμαχο το ενεργό ανθρώπινο δυναμικό, με υψηλό αίσθημα δέσμευσης, ευθυγραμμίζουν όλες τις διαδικασίες με το στρατηγικό τους σκοπό και ανταποκρίνονται άμεσα στις όποιες ευκαιρίες εντοπίζονται αλλά και στους αντίστοιχους περιορισμούς. Για να καταστεί κάτι τέτοιο εφικτό όμως «επιβάλλεται» οι οργανισμοί να διοχετεύουν όλη τους την ενέργεια σε διαδικασίες σχετικές με τις κύριες επιχειρηματικές δραστηριότητές τους.

Αναφορικά με τις εργασιακές σχέσεις και τις συνεχείς μεταβολές που επέρχονται σε αυτόν τον τομέα, είτε μέσω νομοθετικών αλλαγών είτε ακόμη και με αλλαγές στο διαδικαστικό κομμάτι, η ουσία παραμένει η ίδια. Οι οργανισμοί οφείλουν να ευθυγραμμίζονται άμεσα με αυτές και να μην παρεκκλίνουν στο ελάχιστο. Η αυστηροποίηση της διαδικασίας ελέγχων, η επιβολή υψηλών προστίμων για παραβάσεις της εργατικής νομοθεσίας και ο «εκσυγχρονισμός» του Δημοσίου είναι μερικά από τα στοιχεία που διαμορφώνουν το νέο πλαίσιο όπου καλούνται να προσαρμοσθούν και να λειτουργήσουν. Το πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας «Εργάνη» που ξεκίνησε να λειτουργεί την 1η Μαρτίου 2013, αποτελεί το νέο εργαλείο συλλογής στατιστικών δεδομένων και, παράλληλα, έναν κομβικό μηχανισμό για την ποιοτική αναβάθμιση των πολιτικών του υπουργείου.

Το σύστημα αυτό δημιουργήθηκε για την αποτελεσματική καταπολέμηση της αδήλωτης και ανασφάλιστης εργασίας και για τη σημαντική μείωση του γραφειοκρατικού και διοικητικού βάρους για τις επιχειρήσεις. Όμως για κάθε εργοδότη που απασχολεί εργαζόμενο με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου, είναι υποχρεωτική πλέον η ηλεκτρονική υποβολή της αναγγελίας πρόσληψης, του πίνακα προσωπικού, της αναγγελίας οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού, της καταγγελίας σύμβασης αορίστου χρόνου, της σύμβασης Μερικής Απασχόλησης και Εκ Περιτροπής Εργασίας και Επιχειρησιακής Συλλογικής Σύμβασης Εργασίας κ.ά. Ανακεφαλαιώνοντας λοιπόν, οι επιχειρήσεις οφείλουν με κάθε τρόπο να εξασφαλίσουν τη λειτουργία τους εντός αυτού του πλαισίου προς αποφυγή οποιουδήποτε προστίμου ή παρέκκλισης, όμως ταυτόχρονα θα πρέπει να επιδείξουν και συστηματική ενασχόληση με τον στρατηγικό τους στόχο.

Υποχρεώσεις

Η μισθοδοσία αποτελεί ένα από τα σημαντικά έξοδα ενός οργανισμού και ταυτόχρονα την πιο ορατή και «ευαίσθητη» διαδικασία του. Κατά την πρόσληψη ενός στελέχους η εταιρεία δεσμεύεται για το εργασιακό περιβάλλον που θα του παρέχει, τις ευκαιρίες εξέλιξης που θα του προσφέρει, τα μέσα που θα του διαθέσει για την ανάληψη της θέσης, αλλά κυρίως δεσμεύεται για το μισθό που θα του καταβάλει, ο οποίος και συμφωνείται για την παροχή της αντίστοιχης εργασίας από το στέλεχος. Ο μισθός είναι κοινά αποδεκτός και από τις δύο συμβαλλόμενες πλευρές κατά την υπογραφή της αντίστοιχης σύμβασης εργασίας που ορίζει εγγράφως το γενικό πλαίσιο που αμφίπλευρα δεσμεύονται να τηρήσουν.

Η διαχείριση ωστόσο και η έκδοση της μισθοδοσίας σχετίζεται άμεσα με την αρχική δέσμευση που έχει αναλάβει ο οργανισμός σε πρώτο χρόνο, ενώ συχνά η εγκυρότητα και η εμπρόθεσμη καταβολή λαμβάνεται ως ένδειξη της συνολικής εικόνας και πορείας μίας εταιρείας, ενισχύοντας τη φήμη της όταν αυτή πραγματοποιείται εντός νομικού πλαισίου. Η πραγματοποίηση λαθών ή παραλείψεων κατά την υλοποίησή τους μπορεί να επιφέρει όχι μόνο την επιβολή προστίμων, αλλά ταυτόχρονα να επηρεάσει την απόδοση των στελεχών καθώς μειώνεται το employee engagement, η ικανοποίηση των στελεχών κ.ά.

Επιπρόσθετα, το ψυχολογικό συμβόλαιο κλονίζεται και οι εταιρείες έρχονται αντιμέτωπες με έναν πολλαπλασιαστικό αρνητικό αντίκτυπο μίας κακής διαχείρισης. Σκεφτείτε μόνο τι θα μπορούσε να επιφέρει μία εκπρόθεσμη πληρωμή ή ακόμη και λανθασμένη ως προς το ποσό του μισθού. «Άγνοια νόμου δεν αναγνωρίζεται», έτσι οι αλλαγές που πραγματοποιούνται στην εργατική νομοθεσία και η ανάγκη για άμεση ευθυγράμμιση με τα νέα δεδομένα που προκύπτουν, απαιτεί καθημερινή ενημέρωση ώστε να αποφευχθούν δυσάρεστες εκπλήξεις. Σε όλη αυτήν τη διαδικασία το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού κατέχει ενεργό ρόλο, με την επιλογή του τρόπου πραγματοποίησής της, να εμπίπτει στην σφαίρα των ευθυνών του. Η ανάληψη, λοιπόν, της οποιασδήποτε πρωτοβουλίας οφείλει να πραγματοποιηθεί με μοναδικό γνώμονα την καλύτερη διαχείριση του πλέον πολύτιμου «περιουσιακού» στοιχείου μιας εταιρείας, των ανθρώπων της.

Διαδικασία

Η διαχείριση και η έκδοση της μισθοδοσίας διακρίνεται για την «ευαισθησία» της καθώς οποιοδήποτε λάθος ή παράλειψη έχει άμεσο αντίκτυπο στο ανθρώπινο δυναμικό, ενώ περιλαμβάνει προσωπικά δεδομένα των στελεχών κάτι που επιβάλλει την ορθή διαχείριση της. Όταν ο οργανισμός και κυρίως το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού καλείται να αποφασίσει τον τρόπο που αυτή θα πραγματοποιηθεί μπορεί να επιλέξει ανάμεσα στις ακόλουθες εναλλακτικές:

• Outsourcing
  Η εξ ολοκλήρου ανάθεση της διαχείρισης και έκδοσης της μισθοδοσίας σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι μία από τις διαθέσιμες επιλογές. Κατά τη διαδικασία του payroll outsourcing οι συνεργάτες του οργανισμού αναλαμβάνουν από την αρχή μέχρι το τέλος την πραγματοποίηση της διαδικασίας.
• Εσωτερική διαδικασία
  Η εσωτερική ανάθεση της διαδικασίας σε στελέχη της εταιρείας αποτελεί μία ακόμη εναλλακτική που διαθέτει στη φαρέτρα του το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού.
• Συνεργασία
  Η συνεργασία τόσο εσωτερικών όσο και εξωτερικών συνεργατών κατά τη διαδικασία αυτή αποτελεί μία ακόμη διαθέσιμη επιλογή. Όποια κι αν είναι η τελική επιλογή της διαδικασίας το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού οφείλει ουσιαστικά να απαντήσει στο πως θα εξασφαλίσει την εντός χρονοδιαγράμματος πραγματοποίηση της διαδικασίας καθώς και στο πως θα διασφαλίσει καλύτερα την παρακολούθηση των νομοθετικών αλλαγών, και όλα αυτά με το λιγότερο δυνατό κόστος για την ίδια την εταιρεία.