Όσο ο όγκος των πληροφοριών που διαχειριζόμαστε αυξάνεται καθημερινά, τόσο ο χρόνος μας θα συρρικνώνεται.
Σας προτείνουμε 12 τρόπους, ώστε να διαχειριστείτε τον χρόνο σας σωστά και να σεβαστείτε και τον χρόνο των άλλων:
1. Προγραμματίστε μικρότερες κλήσεις και ραντεβού
Προγραμματίστε τις κλήσεις σας σε 10-15 λεπτά και τα ραντεβού σας σε 20-30 λεπτά. Ακόμη και αν αυτοί οι χρόνοι σας φαίνονται μικροί, θα καταφέρετε να εστιάσετε στο κύριο θέμα συζήτησης, χωρίς να σπαταλήσετε χρόνο σε εκτός θέματος πράγματα.
Αυτό θα κάνει τον χρόνο σας πιο παραγωγικό και οι άλλοι δεν θα νιώθουν ότι τους σπαταλάτε χρόνο.
2. Κλείστε λιγότερα ραντεβού – Εμβαθύνετε όσο πρέπει
Να ξεκινάτε πάντα με σύντομες συναντήσεις γνωριμίας αντί για πολύωρα ραντεβού. Κάντε μια συμφωνία, εντοπίστε τα σημεία κλειδιά που χρειάζεστε, και κανονίστε νέο ραντεβού.
Με αυτή την προσέγγιση θα πετύχετε αρκετά πράγματα. Πρώτον, θα έχετε συμφωνήσει και θα έχετε δει την σκοπιά του προβλήματος. Δεύτερον, έχετε όσα χρειάζεστε για να κανονίσετε τις εκ νέου συναντήσεις που πρέπει να γίνουν.
3. Ένα θέμα την φορά
Πολλά meetings πάνε “στραβά” όταν οι άνθρωποι μεταπηδούν απο το ένα στο άλλο. Προσπαθήστε να έχετε μια τακτική και να συζητάτε ένα θέμα τη φορά. Αν το καταφέρετε αυτό, θα είστε πιο παραγωγικοί.
Θέλετε να συζητήσετε περισσότερα θέματα; Διαχωρίστε τα και κανονίστε εκ νέου συναντήσεις για κάθε ένα απο αυτά.
Με αυτή την τακτική θα ναι πιο εύκολο να μείνετε συγκεντρωμένοι, να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας και να προχωρήσετε σε επόμενα βήματα.
4. Να έχετε πρόγραμμα και ένα χρονοδιάγραμμα για κάθε θέμα
Καμιά φορά θα βρεθείτε σε ένα ομαδικό meeting, όπου εκεί δεν είναι εύκολο να συζητήσετε μόνο ένα θέμα.
Για αυτό φροντίστε να γράψετε τα θέματα που σας απασχολούν και έναν χρόνο που πρέπει να αφιερώσετε για αυτά συζητώντας τα με τους υπόλοιπους.
Ακολουθώντας το πλάνο αυτό, θα έχετε συζητήσει για όλα τα θέματα, χωρίς να ξεμείνετε απο χρόνο ή να παραλείψετε κάποιο θέμα λόγο έλλειψης χρόνου.
5. Ετοιμάστε και στείλτε υλικό πριν το meeting
Τα meetings είναι λιγότερο παραγωγικά όταν οι άνθρωποι δεν έχουν προετοιμαστεί κατάλληλα.
Για αυτό στείλτε έγκαιρα υλικό, ώστε να είστε πιο έτοιμοι για το επόμενο ραντεβού.
6. Συνοψίστε κάθε meeting
Διαθέστε 5 λεπτά στο τέλος κάθε συνάντησης για να συνοψίσετε και να θέσετε τα επόμενα βήματα σας. Αν δεν το κάνετε αυτό, είναι πολύ πιθανό να φύγετε απο αυτή με την αίσθηση ότι δεν υπήρξε πρόοδος και ότι σπαταλήσατε χρόνο.
7. Ολοκληρώστε κλήσεις και ραντεβού νωρίτερα
Δεν υπάρχει καλύτερο πράγμα απο μια συντομότερη κλήση ή ένα μικρότερο ραντεβού.
Αν δεν υπάρχει κάτι να συζητήσετε, ή έχετε αναφερθεί σε όλα τα θέματα, τότε ολοκληρώστε. Αποφύγετε επαναλήψεις και φλυαρία. Θα κερδίσετε χρόνο και θα στε πιο παραγωγικοί σε αυτό που κάνετε.
8. Μην αργείτε
Είναι ίσως προφανές, αλλά πολύ σημαντικό.
Σε κανέναν δεν αρέσει να περιμένει και να χάνει χρόνο, ωστόσο αν ποτέ σας συμβεί και αργήσετε, απολογηθείτε για αυτό και ξεκαθαρίστε το. Μπορεί να μοιάζει απλό, αλλα έχει μεγάλη σημασία.
9. Μην ακυρώνετε τελευταία στιγμή
Μην ακυρώνετε ραντεβού την τελευταία στιγμή ή την ίδια μέρα. Ολοι κάνουν το προγραμματισμό τους, και κάτι τέτοιο προκαλεί σύγχυση. Προσπαθήστε να ενημερώνετε έγκαιρα, σε περίπτωση που πρέπει να ακυρώσετε ή να προγραμματίσετε εκ νέου μια συνάντηση.
10. Μην ζητάτε συνάντηση τελευταία στιγμή
Όσο σημαντικό και αν ειναι, μην ζητάτε συνάντηση τελευταία στιγμή γιατί προκαλεί αρνητική εντύπωση.
Το πιο πιθανό ειναι να έχουν ήδη σχέδια για την μέρα και να μην είναι έτοιμοι για μια συνάντηση.
Επίσης, θα ναι λιγότερο παραγωγικό το meeting σας αφού πιθανότατα θα έχετε προετοιμαστεί πρόχειρα για αυτό.
11. Στέλνετε λιγότερα email
Τα emails ειναι ένα θηρίο! Όσα περισσότερα στέλνετε, όλο και περισσότερα λαμβάνετε.
Αφιερώστε λίγο χρόνο και μειώστε τον αριθμό των emails που στέλνετε. Μείνετε οργανωμένοι και αγνοήστε emails που δεν θέλουν επιπλέον απάντηση.
Επίσης, κοινοποιήστε mails με τρίτους (BCC), όταν αυτό είναι αναγκαίο, ώστε να αποφύγετε περιττές αναφορές.
12. Χρησιμοποιήστε κατάλληλα Online εργαλεία
Χρησιμοποιήστε Online εργαλεία όπως το Slack ή το Google Hangouts για να μείνετε σε επαφή. Έτσι θα έχετε τη δυνατότητα να συνομιλείτε όταν είστε διαθέσιμοι, χωρίς άγχος.
!command:see:5827!
Προσπαθήστε ωστόσο να αποφύγετε ερωτήσεις που μπορείτε εύκολα να βρείτε απάντηση για αυτή. Αναρωτηθείτε πριν στείλετε κάποιο μήνυμα, αν πρέπει να κάνετε αυτή την ερώτηση, και αν είναι σημαντική, πόσο επείγουσα είναι.
alexiskold.net
